유료도로 모바일 영수증 정리: 월별 파일링(세무/경비처리)

한 줄 요약: 유료도로 지출은 출처 2축(통행료 포털·카드/선불앱)에서 PDF/엑셀로 내려받아 월별 폴더에 파일명 규칙으로 정리하고, 증빙 묶음(PDF 병합)과 정산 시트를 만들어 두면 경비처리·세무 대응이 깔끔해집니다.

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목차

1. 왜 월별 파일링이 중요한가
2. 증빙 출처 2축(통행료 포털·카드/선불앱)
3. 월말 20분 파일링 워크플로우
4. 폴더·파일명 규칙(템플릿 제공)
5. PDF 병합·보관·공유(감사 대비)
6. 자주 하는 실수와 예방
7. FAQ

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1) 왜 월별 파일링이 중요한가

• 세무/경비처리 속도: 월말에 한 번에 정리하면 분기/연말 결산 때 재수집 스트레스가 극적으로 줄어듭니다.
• 감사/증빙 일관성: 같은 형식·같은 위치에 보관해야 제3자가 빠르게 검증할 수 있습니다.
• 현금흐름 파악: 구간·차량·업무/비업무 구분이 선명해져 불필요 운행이 보입니다.

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2) 증빙 출처 2축(통행료 포털·카드/선불앱)

출처	내용	다운로드	활용
통행료 통합/사업자 포털	차량번호 기준 이용내역, 미납/정정, 영수증	PDF/엑셀(기간·차량 선택)	구간·시간·차량 매칭, 영수증 일괄 출력
카드사 명세서(후불)	“하이패스/유료도로” 항목 월별 합계	PDF/CSV	회계시스템 입력 금액의 최종 합계 기준
선불 하이패스/교통앱	충전·사용내역, 잔액 변화	엑셀/캡처	선불 잔액 회계처리, 사용처 증빙

이상적인 증빙은 포털 상세내역 + 카드/선불 합계를 서로 대조하는 것입니다. 합계가 어긋나면 미납/중복/정정 건을 먼저 체크하세요.

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3) 월말 20분 파일링 워크플로우

1. 기간 지정: 매월 1~말일 or 결산주기(예: 26~익월25)로 통일.
2. 포털 다운로드: 차량별 이용내역을 엑셀과 PDF로 각각 저장(세부/요약 2종).
3. 카드/선불 다운로드: 카드사 PDF 명세서, 선불 앱 엑셀/캡처 저장.
4. 대조: 포털 합계와 카드/선불 합계를 비교 → 차이가 나면 미납·정정·예외(무료 구간, 할인) 체크.
5. 정산 시트 작성: 구간·차량·업무/비업무·금액·메모(예외/정정사유) 열이 있는 시트에 붙여넣기.
6. 병합 PDF 생성: 포털 PDF + 카드 PDF + 선불 증빙(있으면) → 월별 한 파일로 병합.
7. 업무/비업무 구분: 비업무는 시트에서 제외하거나 색상 표시, 메모에 사유 기록.
8. 보관/공유: 클라우드(팀 드라이브) ‘연도/월’ 폴더에 저장, 회계 담당자와 링크 공유.

월말 자동 리마인더 팁
캘린더에 매월 마지막 영업일 16:00 “유료도로 증빙 정리” 알림을 고정해 두면 놓치지 않습니다.

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4) 폴더·파일명 규칙(템플릿 제공)

구분	권장 예시	설명
폴더	/회계/유료도로/2025/2025-09/	연도→월 폴더. 팀 공유에 유리.
정산 시트	2025-09_유료도로-정산.xlsx	월별 1파일, 시트명 = 차량별/팀별
병합 PDF	2025-09_유료도로-증빙_포털+카드.pdf	검토자에게 내용이 직관적
원본(포털)	2025-09_통행료-이용내역(차량-12가3456).pdf	차량번호 표시로 추적 용이
원본(카드)	2025-09_카드명세서(법인-하이패스).pdf	카드 종류/법인·개인 구분

정산 시트 컬럼 템플릿
날짜 | 차량번호 | 출발IC | 도착IC | 금액 | 결제수단(후불/선불) | 업무/비업무 | 메모(정정/미납/특이) → 엑셀/스프레드시트에서 데이터 유효성으로 ‘업무/비업무’ 드롭다운 설정 추천.

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5) PDF 병합·보관·공유(감사 대비)

• 병합 도구: OS 기본 미리보기/인쇄 기능 또는 신뢰 가능한 PDF 툴 사용(사내 보안 정책 준수).
• 페이지 순서: ① 포털 요약(기간 합계) → ② 포털 상세 → ③ 카드 명세서 → ④ 선불 증빙 → ⑤ 정정/이의 회신.
• 표지 1장 추가: “월/기간/담당자/연락처/총액/비업무 제외액” 기입.
• 권한 관리: 회계팀에 읽기, 담당자에 편집, 외부 공유는 기간제 링크.
• 백업: 클라우드 버전 관리 + 분기별 ZIP 보관. 파일명에 v1, v2 등 버전 넘버링.

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6) 자주 하는 실수와 예방

1. 기간 혼용: 카드 청구기간과 포털 이용기간이 다르면 합계가 안 맞습니다 → 회사 기준일(예: 26~익월25)을 강제 통일.
2. 차량/드라이버 구분 누락: 공유차/렌터카는 메모에 사용자를 남기기.
3. 정정/미납 처리 지연: 한 달이 지나면 정정 근거가 약해질 수 있음 → 월말 파일링과 동시에 즉시 처리.
4. 선불 잔액 미계상: 선불은 충전 시점과 사용 시점이 달라 회계 인식이 흔들리기 쉬움 → 시트에 두 열로 분리 기록.
5. 증빙 분산 저장: 개인 PC·메신저·이메일에 흩어짐 → 공용 폴더 강제 및 파일명 규칙으로 단일화.

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FAQ

Q1. 카드 명세서만 있으면 되나요?
A. 합계 확인에는 충분할 수 있지만, 구간·시간·차량을 확인하려면 포털 상세내역이 필요합니다. 두 자료를 함께 보관하세요.

Q2. 개인카드로 결제한 통행료도 처리 가능?
A. 회사 정책에 따라 다릅니다. 개인카드 사용 시 업무 증빙(출장 계획/보고서, 이동 구간 메모)을 정산 시트에 남기세요.

Q3. PDF가 많아 용량이 커요. 어떻게 줄일까요?
A. 스캔 해상도(흑백 200~300dpi)로 저장, OCR만 유지하고 이미지 품질을 낮추면 1/3 이하로 줄일 수 있습니다.

Q4. 부가세 공제와 회계처리 규정은?
A. 업태·세무정책에 따라 상이하니, 세무사·회계팀 기준에 맞추세요. 이 글은 실무 정리 가이드이며 법률 자문이 아닙니다.

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최종 업데이트: 2025-09-21 · 작성: 무자본 백과